Factureren als online ondernemer doe je zo

Woehoe je hebt ervoor gekozen om als online ondernemer door het leven te gaan en guess what… bij het aanbieden van betaalde diensten hoort ook factureren. Hoe facturen eruit moeten zien kun je overal op het internet wel vinden. Hetzelfde geldt eigenlijk ook voor de belastingtechnische vragen. Waar ik wel het een en ander over te vertellen heb, is hoe je het beste als online ondernemer kunt factureren. Er is namelijk niets vervelender dan dat jouw facturen niet betaald worden. Je grootste angst, toch?

Dus wat is wijsheid? Factureer je jouw klanten vooraf, achteraf en wanneer bied je betalen in termijnen aan? Hieronder deel ik hoe ik het doe en wat mijn tips voor jou zijn op het gebied van factureren als online ondernemer.

Factureer vooraf

Dit is precies wat ik zelf ook doe. Ik factureer al mijn diensten vooraf. De uitzondering bij mij is werken op uurtarief, omdat ik van tevoren niet weet wat de prijs van de factuur zal zijn. Maar in de meeste gevallen factureer ik vooraf. Als technische ActiveCampaign VA start ik meestal zo snel mogelijk mijn werkzaamheden, maar je kunt ook wachten tot er betaald is. Niet betaald, dan ook geen service. In mijn geval kan ik besluiten mijn werkzaamheden stil te leggen als blijkt dat de factuur niet betaald wordt. Zo voorkom je die grote angst dat je uren werkt en tijd in iets hebt gestopt en dat er vervolgens niet betaald wordt.

Ik heb dit natuurlijk wel vastgelegd in mijn algemene voorwaarden. De tip is dan ook om jouw manier van factureren in ieder geval vast te leggen in je algemene voorwaarden en laat dit door een gediplomeerd jurist doen.

Het is echt niet vreemd om klanten vooraf te factureren. Ik heb er zelf ook nog nooit negatieve reacties op gehad van mijn klanten, niet van mijn particuliere klanten (voor USA Roadtripplanner) en ook nooit van mijn mede-ondernemers waar ik voor werk. Ik weet welke kwaliteit ik lever en dat ik het werk ook daadwerkelijk doe. Als klanten er problemen mee hebben dan is dat al een duidelijke waarschuwing dat ze uberhaupt moeite hebben met het betalen van facturen en dat wil je gewoon niet.

betalen via een webshop

Nog makkelijker, geef je klanten de mogelijkheid om je dienst of product via een webshop af te rekenen. Geen gedoe met wachten op facturen maar ze direct het gemak bieden van online betalen. Voor mijn particuliere klanten vond ik dat ideaal. Facturen heb je dan sowieso alleen nodig voor je eigen administratie, tenzij een klant erom vraagt. Met een beetje automatisering zorg je er natuurlijk voor dat er automatisch een factuur wordt gegeneerd voor je eigen administratie zodra er is betaald. Zo bied je ze het gemak van online betalen en zit jij niet met onbetaalde facturen na het leveren van je dienst en/of product.

Ik gebruik zelf WooCommerce als webshop en die heb ik vervolgens gekoppeld aan Mollie en Moneybird, voor de online betalingen en het genereren van facturen.

Klik hier voor een proefperiode van Moneybird van 120 dagen i.p.v. de standaard 60 dagen met mijn vriendenlink.

Heb je vaste diensten of producten, bijvoorbeeld een cursus of tickets voor een evenement, bied dit dan altijd via een webshop aan. Je hebt dan alle betalingen en het genereren van facturen geautomatiseerd waardoor je er ook nog eens geen omkijken naar hebt. Dat betekent meer tijd om dansjes te doen als je weer een nieuwe klant hebt.

Betalen in termijnen

Vanaf bepaalde bedragen wil jij wellicht je klanten tegemoet komen en betalen in termijnen aanbieden. Ik zelf trek de grens rond de €400. Alles rondom en boven dit bedrag bied ik mijn klanten aan om te betalen in termijnen. Ook dit vind je terug in mijn algemene voorwaarden.

Wat je veel ziet is dat betalen in termijnen soms direct wordt aangeboden, maar vervolgens tot een hoger totaal bedrag leidt. Dit is natuurlijk een tactiek om betalen in termijnen minder aantrekkelijk te maken. Of je hiervoor kiest is aan jou, zolang je maar zorgt dat je hier wel transparant in bent naar je klanten toe. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je dan extra administratiekosten rekent. Tip: Leg ook dit vast in je algemene voorwaarden.

Zorg in ieder geval dat je bij betalen in termijnen ook altijd een bedrag vooraf factureert. Als de eerste factuur zonder problemen en op tijd wordt betaald, dan is de kans groot dat de resterende facturen ook wel betaald worden. Wacht dan ook echt met de start van je werkzaamheden tot er betaald is.

Factureer direct na het leveren van de dienst

Kies je in bepaalde situaties toch voor achteraf factureren, stuur dan direct nadat je jouw ding hebt gedaan jouw factuur. Opdracht klaar? Hup die factuur er achteraan. In mijn geval factureer ik werkzaamheden op uurtarief basis altijd pas achteraf. Is het voor een eenmalige opdracht, dan stuur ik de factuur dus direct na de opdracht naar mijn klant. Wordt jij laks met factureren, dan is de kans groot dat de klant denkt dat hij of zij ook alle tijd kan nemen om te betalen. Niet de boodschap die je wilt overbrengen.

Wilt een klant liever geen uren inkopen op basis van een strippenkaart idee, dan kan deze klant bij mij kiezen voor maandelijks achteraf factureren. Ik werk dan ook echt op uurtarief basis en waardoor de klant in principe de hoogste prijs betaalt voor mijn werkzaamheden. Er zijn uiteindelijk maar weinig klanten die hiervoor kiezen, maar in dat geval factureer ik telkens op de laatste dag van de maand.

Wees duidelijk in je manier van factureren

Eigenlijk heb ik dit al gezegd, maar ik wil graag als conclusie benadrukken dat het enorm scheelt om gewoon duidelijk en transparant te zijn over je manier van factureren en dat je er ook niet bang voor moet zijn om er met je klanten over te praten. Vaak vertel ik al over mijn manier van factureren in een 1:1 kennismakingsgesprek. Mocht de klant hier ontwijkend of vreemd op reageren, dan moet er eigenlijk bij jou al een belletje gaan rinkelen dat deze klant moeite heeft met het betalen van facturen.

Zorg daarnaast dat je al dit soort zaken goed laat vastleggen in je algemene voorwaarden.

Ik hoop dat je met mijn tips een betere keuze kunt maken hoe jij als online ondernemer het beste kan factureren. Mijn manier is natuurlijk één van de vele manieren, maar geeft wel de minste risico op wanbetalers als je het mij vraagt.

Heel veel succes!

Liefs Lian

Meld je alvast aan voor mijn no-nonsense e-mails voor kick-ass onderneemsters (met o.a. tips over online ondernemen, automatiseren en e-mailmarketing) én ontvang als eerste een update wanneer de gratis mini cursus Bouw je e-maillijst met ActiveCampaign in 3 stappen beschikbaar is!

Lian-30-scaled.jpg

Van altijd denken dat ik het ‘net niet’ was als blogger tot zelfstandig online onderneemster met een kickass bedrijf. Ik hou van dubbelzoute drop, mijn zwarte Birckenstocks sandalen en Nicci French boeken lezen. Het is mijn doel andere vrouwen te helpen om in hun eigen kracht te staan als moeder, online onderneemster of een mix van allebei!

Alle categorieën

Aanraders

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *